Деловой этикет. На совещании.
Как правильно провести совещание. Вопрос не сложный, вот основные правила:
- Совещания бывают регулярными, или оперативными, в зависимости от ситуации. Еженедельные встречи, как правило, имеют постоянный круг вопросов.
- Совещание по итогам более продолжительного периода или для обсуждения планов, желательно назначать не менее чем за неделю. Повестка дня рассылается в день назначения совещания.
- Вопросы, которые нельзя решить в рабочем порядке, то есть они никак не регламентированы, также выносят на совещание.
- На заранее запланированные совещания, приглашают ответственных, участников процесса и экспертов, для того чтобы услышать все точки зрения.
- Оперативные встречи проводят без повестки дня и протокола.
- Опаздывать крайне нежелательно.
- Опаздывающих можно подождать, но не более пяти минут.
- Опоздавшие заходят тихо и проходят на свои места.
- Руководитель должен сидеть во главе стола, так чтобы его было видно всем участникам.
- Руководителей или сотрудников, не имеющих отношение к обсуждаемым вопросам, приглашают либо в качестве экспертов, и дают возможность высказаться, либо не приглашают.
- Председательствующий должен следить за регламентом, дать время всем ответственным и экспертам высказаться, но сжато и не отвлекаясь от темы.
- Также председательствующий обязан гасить конфликты, даже прерывая выступающих.
- На совещаниях обязательно ведется протокол, в который вписывают список присутствующих, обсуждаемые вопросы, принятые решения, сроки их выполнения, и ответственных.
- В протокол можно вписать планируемый срок следующей встречи.